7 kroków do pustej skrzynki mailowej

Siadasz do pracy z pachnąca kawą, włączasz komputer i zanim zabierzesz się do pracy pada ta znana wszystkim fraza: „jeszcze tylko sprawdzę maila”. Trzy godziny później przerzucasz się bezsensowną korespondencją z przełożonym, irytujesz na samego siebie albo porównujesz ceny kosiarek. Skrzynka mailowa to jeden z największych pochłaniaczy czasu. Co zrobić, żeby zminimalizować jej wpływ na nasze życie? Oto siedem nawyków, które pomogą zmniejszyć straty! ;)

Nikt z nas nie jest wydajny przez 100% czasu. Nie ma się co oszukiwać. Tacy ludzie nie istnieją. Jednak jest kilka rzeczy, które możemy w życiu zmienić, żeby żyło i pracowało nam się lepiej. Jednym z nich jest uporządkowana skrzynka pocztowa, która nie przeraża nas gigabajtami niepotrzebnych maili. Używam Gmaila i z wielką ulgą odkryłam, że gdy wyczyści się z niej maile, to radośnie informuje mnie, że już skończone! Teraz ciesz się dniem!

Polecam Wam to uczucie, dlatego dzisiaj garść rad, jak to osiągnąć.

1. Wypisz się z wszystkich newsletterów!

Newslettery to zło. Zabierają miejsce w skrzynce, naciągają na bezsensowne zakupy, kuszą promocjami, nieskończoną ilością artykułów, które przecież powinniśmy czytać. Może i by nam się to wszystko przydało, gdyby nie to, że przekopywanie poczty zajmuje nam tak dużo czasu, że nie starcza na dodatkowe zajęcia. W związku z tym pożegnać się ze wszystkimi newsletterami. Będziesz zdziwiony, ile ich jest.

Tu należy wspomnieć, że niestety często nie jest to takie proste. Firmy informują o wypisaniu, a my nadal dostajemy niechcianą korespondencję. Ja przyjmuję zasadę trzech prób. Jeżeli po trzech razach, nadal jestem na liście mailingowej, oznaczam jako spam.

2. Używaj opcji „archiwizuj”

Nie chcesz wyrzucać jakiegoś maila, bo jest w nim zawarta istotna informacja, która może się przydać? Od razu go zarchiwizuj, niech nie zawala skrzynki. Oznacz go etykietą, żeby potem łatwiej znaleźć.

3. Zrób porządek w swojej skrzynce mailowej

Jedyna przyszłość, która czeka Twoje maile to kosz lub archiwum. Nie miej litości i wyrzucaj! One kradną twoją uwagę i czas.

4. Wyznacz godziny sprawdzania maili

Nie musisz tego robić co pięć minut. Szczególnie urządzenia mobilne zachęcają nas do ciągłego sprawdzania poczty. Daj spokój. Naprawdę rzadko zdarzają się w życiu sytuacje, w których musisz odpowiedzieć w ciągu godziny. Jeżeli ktoś ma do Ciebie coś pilnego to zadzwoni. Częstotliwość musisz wyznaczyć sam – dla jednych może to być raz dziennie, dla innych pięć. Im mniejsza częstotliwość, tym więcej czasu na pracę.

5. Skróć swoją stopkę

Umieść w niej jedynie najważniejsze informacje, a gdy wymiana maili trwa dłużej, to kasuj ją. Wszyscy wiemy, jak trudne jest wyłuskiwanie informacji w ciągnącej się korespondencji, złożonej w 80% z tekstu, którego nikt nie czyta.

6. Skracaj swoje maile do 3-5 zdań

99% spraw jesteśmy w stanie streścić w kilku zdaniach. Jeżeli będzie ich więcej, twój odbiorca i tak tylko przeskanuje tekst, więc skracając maila, zwiększasz szansę na porozumienie. Poza tym sam wtedy jesteś zmuszony do jasnego określenia, co dla Ciebie jest najważniejsze.

7. Nie wysyłaj zbędnych maili

Czasem lepiej wstrzymać się z wysyłaniem maila. Szczególnie jeżeli prowadzimy częstą korespondencję z daną osobą. Gromadź sprawy i wysyłaj maila dopiero, gdy jesteś pewny, że nic się nie zmieni i że masz już wszystkie informacje, które są potrzebne odbiorcy.

Szanuj czas swój i innych. Tych siedem nawyków sprawi, że skrzynka pocztowa mniej będzie obciążać Wasze myśli i grafik. Powodzenia!